Wirtualne biuro

Jedna z usług wirtualnego biura zwana wirtualnym sekretariatem za odpowiednią opłatą gwarantuje kompleksową obsługę wszelkich urządzeń biurowych takich jak np. telefon, faks czy komputer z internetem. Dodatkowo opcja ta skupia się również na wysyłaniu i odbieraniu firmowych korespondencji e-mail. Niewątpliwie jest to więc niezwykle użyteczna usługa, pozwalająca przedsiębiorcom oszczędzić nie tylko ich cenny czas, ale również pieniądze.

Wirtualny sekretariat, znany również jako „outsourcing sekretarskiej obsługi telefonicznej” pozwala nie tylko na znaczne obniżenie kosztów, ale również na wzrost wydajności pracy w biurze. W jego ofercie znajdują się takie kompleksowe usługi jak chociażby: odbieranie telefonów, faksów i udzielanie ważnych informacji w imieniu danego przedsiębiorstwa (dedykowana linia telefoniczna wraz z powitaniem), zdawanie szczegółowych „raportów” firmie na temat przeprowadzonych rozmów, a także odbiór i wysyłka poczty elektronicznej.

Pakiet usług w ramach wirtualnego sekretariatu najczęściej ustalany jest indywidualnie pomiędzy usługodawcą a usługobiorcą. Dotyczy to również ceny takiej usługi, która waha się w przedziale od 150 do 200 złotych za miesiąc. Dostosowanie oferty do aktualnych potrzeb klienta odgrywa tutaj bowiem niezwykle istotną rolę. Z reguły dzieje się tak, że każde przedsiębiorstwo obsługiwane jest przez jedną, wyznaczoną do tego celu osobę z wirtualnego sekretariatu.

Oprócz profesjonalnej obsługi firmowych telefonów i faksów, wirtualny sekretariat zajmuje się również pocztą e-mail danego przedsiębiorstwa. W skład podstawowych usług w tym przypadku wchodzą: dokładne sprawdzanie e-mailowego konta klienta codziennie w odstępach co 15 minut (przez całą dobę) oraz natychmiastowe informowanie go o nadchodzących listach elektronicznych poprzez wiadomość sms.