Odbieranie i przesyłanie listów
Obsługa korespondencji firmowej jest jedną z wielu usług oferowanych w ramach wirtualnego sekretariatu w przypadku wynajmu biura wirtualnego przez danego przedsiębiorcę. Wszelkie czynności tego typu dotyczą zarówno tradycyjnej poczty papierowej, jak i poczty elektronicznej. Doskonale wiadomo jak ważna w dzisiejszych czasach jest szybka i sprawna obsługa korespondencji w firmie, dlatego też warto powierzyć to zadanie wykwalifikowanym usługodawcom.
Pakiet usług związanych z profesjonalną obsługą firmowych korespondencji (tzw. pakiet korespondencyjny) dzieli się na kilka istotnych etapów. Pierwszym z nich jest odbiór listów z siedziby danego klienta o wcześniej ustalonej porze oraz ich segregacja. Tutaj dokonuje się ich podziału na listy zwykłe i polecone – również w obecności samego klienta. Po zatwierdzeniu całego procesu, rejestrowana jest ilość takich listów oraz wydawane jest pokwitowanie ich odbioru.
Firmowe korespondencje w dalszej kolejności są ważone i wypełniane odpowiednimi drukami pocztowymi. W razie potrzeby wnoszone są również stosowne opłaty pocztowe, a całość rejestrowana jest w tzw. książkach nadawczych – także w formie elektronicznej (jako zaszyfrowane pliki). Jeżeli już wszystko dopięte jest na ostatni guzik, następuje wysyłka listów zgodnie z adresem ich przeznaczenia. W tym miejscu są one przekazywane wybranemu przez klienta operatorowi pocztowemu (najczęściej jest to Poczta Polska).
W przypadku profesjonalnego odbierania korespondencji firmowych niezwykle istotna jest terminowość wykonania takiego zadania. Dotyczy to przede wszystkim listów poleconych. Odpowiednio wykonana usługa tego typu zapewnia szybkie i sprawne odebranie listu z określonego przez klienta punktu (od doręczyciela). Wszystko odbywa się na podstawie odpowiedniego pełnomocnictwa odbioru wystawionego przez najemcę.